خدمات دبي الذكية | معيار الجودة والكفاءة في الهياكل الإدارية

 الهياكل الإدارية الفعالة لأداء الأعمال

إن التطور السريع المعاصر والمشاهد في جميع أوجه حياتنا العملية من حولنا، وخاصة في مجال تبني وتطبيق نظم الإدارة الحديثة. أدى إلى ضرورة الاستعانة بالمفاهيم الإدارية والنظم التقنية العالمية السائدة ومواكبتها وتطبيقها، وهو ما أدى إلى هذا التسابق المحموم من قبل دوائرنا الحكومية ومؤسساتنا العامة والخاصة.

يٌعتبر تبني وتطبيق الهياكل الإدارية الفعالة، وفقاً للحراك الإداري الفعال في خدمات دبي الذكية، أو ما نلمسه من زخم في الأعمال المواكبة للمشهد الديناميكي والمبادرات والفعاليات المعاصرة، التي تعرضها وتصيغها حكومة دبي وتعمل على تنفيذها منذ المراحل الأولى لصياغة خططها الاستراتيجية في شتى مجالات الحياة، واضحة ومتناغمة فيما بينها، لتُشكل  دوراً محورياً متعاظماً نحو تميزها وتفردها، مما يتوقف عليه توجيه جميع الكيانات المؤسسية نحو النجاح والتميز والريادة. 

خدمات دبي الذكية | معيار الجودة والكفاءة في الهياكل الإدارية

لهذا فإن الاستعانة بالمفاهيم التقنية السائدة في مجال إدارة الأعمال العامة والتجارية في خدمات دبي الذكية، والتسابق حول تبني وتطبيق مختلف أدوات وآليات نظم الإدارة الرشيدة، سيؤدي بنا إلى ضرورة مجاراة مؤسساتنا لتحديات العولمة العالمية من حولنا، واستعدادها على مواكبتها في جميع قطاعاتها الخدمية والصناعية والاقتصادية.

هذا بالإضافة إلى ترسيخ عوامل مسايراتها ومحاكاتها للعالم المتقدم، بالكيفية التي تحقق بها أعلى معدلات الجودة والكفاءة عند قياس مؤشرات الأداء الفردية بين مواردها البشرية، وأفضل مؤشرات الأداء الرئيسية حال قياس ومعايرة وتقييم النتائج النهائية في أعمالها وخدماتنا الإدارية والتجارية، إلى أن تخطط بعض مؤشرات التنافسية العالمية، وتقوم الآن بالاستفادة منها في تحسين وتطوير أهداف خططنا الاستراتيجية والتشغيلية المستهدفة أو المتوقعة.

حيث يتم كل ذلك؛ سبيلاً إلى بقاء مؤسساتها العامة والخاصة، وتنافسها بين قطاعات الأعمال المختلفة وتعزيز قدراتها الإدارية على نيل الجوائز والأوسمة التي تطلقها حكومتها متمثلة في مجلسها التنفيذي وجوائز المنظمات الدولية. 

ما هي أنواع الهياكل الإدارية في قطاع الأعمال؟

هناك عدة أنواع من هياكل الأعمال الإدارية، ولكل منها خصائصها القانونية والتشغيلية الخاصة بها. فيما يلي بعض تلك الأنواع الشائعة.

الملكية الفردية

الوصف: شركة يملكها ويديرها فرد واحد.

المزايا: سهولة الإعداد، والتحكم الكامل، ومزايا ضريبية مباشرة.

العيوب: محدودية الموارد، والمسؤولية الشخصية.

شركة عامة/مساهمة

الوصف: شركة يملكها ويديرها شخصان أو أكثر.

المزايا: المسؤولية المشتركة، الموارد المجمعة، المزايا الضريبية.

العيوب: الأرباح المشتركة، واحتمالية الصراعات، والمسؤولية الشخصية.

شركة ذات مسؤولية محدودة (ذ.م.م) أو مشروع من مشاريع ريادة الأعمال

الوصف: يوفر مسؤولية محدودة للمالكين (الأعضاء) مع توفير المرونة في الإدارة.

المزايا: مسؤولية محدودة، إدارة مرنة، ضرائب عابرة.

العيوب: التعقيد في بعض الممارسات القضائية، ومتطلبات الامتثال المستمرة.

المؤسَّسة

الوصف: كيان قانوني منفصل عن أصحابه، مع المساهمين والمديرين والمسؤولين.

المزايا: مسؤولية محدودة، وجود دائم، سهولة جمع رأس المال.

العيوب: الإعداد المعقد، واللوائح الصارمة، والازدواج الضريبي

منظمة غير ربحية

الوصف: هيكل أعمال يرتكز على خدمة غرض خيري أو تعليمي أو مجتمعي، غالباً تمتلكها منظمات المجتمع المدني أو منظمة منتمية لإحدى منظمات الأمم المتحدة.  

المزايا: حالة الإعفاء الضريبي، والأهلية للحصول على المنح والتبرعات.

العيوب: الأنشطة المدرة للدخل محدودة، والامتثال التنظيمي.

الجمعيات التعاونية

الوصف: يملكها ويديرها أعضاؤها الذين يتقاسمون الأرباح ويشتركون في اتخاذ القرارات.

المزايا: مشاركة الأعضاء، الموارد المشتركة، الهيكل الديمقراطي.

العيوب: احتمال نشوب صراعات، وتحديات في عملية صنع القرار.

هذا بالإضافة إلى أنواع عديدة أخرى من الهياكل الإدارية ونماذج الأعمال مثل.

• الشركات المهنية.
• شركات الامتياز التجاري.
• شركات خاصة بالتنمية الاقتصادية
• شركات تابعة للمنظومات العسكرية.
• شركات تعمل لصالح التقنيات الحديثة والفضاء.

حيث يعتمد اختيار هيكل العمل المناسب على عوامل وأسباب أخرى عديدة، مثل حجم العمل، وطبيعة الصناعة، واعتبارات المسؤولية، والتفضيلات الضريبية، حيث يكون من الضرورة إجراء تقييم دقيق للإيجابيات والسلبيات التي تتميز بها كل هيكل إداري مقارنة بالاحتياجات والأهداف المحددة للعمل.

فإذا ما تعمقنا أكثر، سنجد أن للهياكل الإدارية في شتى قطاعات الأعمال، نماذج عمل تنظيمية ووظيفية، تعتمد عليهما معاً وحدات العمل المؤسسية والشركات، وذلك رغم اختلافها في أنواعها وأحجامها وأهدافها. 

ما هي أنواع الهياكل التنظيمية؟

يتم بناء الهيكل التنظيمي للمؤسسات والشركات، من أجل صياغة وتنفيذ الأنماط الإدارية والقانونية التي ستلتزم بها وحدات العمل المؤسسية، وتعزز بها عوامل النمو المستدام، بناءً على الكفاءة التشغيلية والريادة التي تتمتع بهما كل وحدة عمل من واقع نضجها الإداري ومؤشرات القياس المحققة لديها في معايير النتائج النهائية، لهذا بالمثل هناك عدة أنواع من الهياكل التنظيمية، ولكل منها مزاياه وعيوبه. فيما يلي بعض أشهر الأنواع الشائعة.

الهيكل الوظيفي

الوصف: يتم تنظيمه بناءً على وظائف الموارد البشرية أو العاملين بالأقسام، مثل التسويق والتمويل والعمليات، وهم المعنيون بمؤشرات الأداء الفردية

المزايا: التخصص، والتسلسل الهرمي الواضح، والاستخدام الفعال للموارد.

العيوب: التواصل المحدود بين الإدارات، وبطء عملية اتخاذ القرار.

الهيكل المبني على وحدات العمل

الوصف: يتم تنظيمه حسب المنتجات، أو الخدمات، أو العملاء المستهدفون، أو الموقع الجغرافي ويُشكلون الشريحة الغنية أو المكانة المرموقة Positioning -Niche

المزايا: تركيز أكبر على المنتجات أو الأسواق المحددة، أو اعتماداً على زيادة المرونة.

العيوب: ازدواجية الموارد، وإمكانية المنافسة بين الأقسام مما ينتج عنها مشاكل تنافسية.

الهيكل التنظيمي

الوصف: يجمع بين عناصر الهياكل الوظيفية والقائمين بالأقسام، حيث يقدم الموظفون تقاريرهم إلى كل من المديرين المباشرين ومديري المشاريع، وهو هيكل المصفوفة لوحدات العمل المعنية بمؤشرات الأداء الفردية

المزايا: تعزيز التواصل الهرمي والمرونة في تخصيص الموارد.

السلبيات: التعقيد، واحتمال الصراع على السلطة، والتقارير المزدوجة يمكن أن تؤدي إلى الارتباك.

الهيكل القائم على فرق العمل

الوصف: يؤكد على الفرق متعددة الوظائف التي تعمل على المشاريع أو المهام الوظيفية المبنية على أنشطة العمليات التشغيلية.

المزايا: تحسين التعاون، وسرعة اتخاذ القرار، والقدرة على التكيف.

العيوب: احتمالية حدوث صراعات داخل الفرق، قد يكون من الصعب إدارتها.

 

كما يوجد في عالم الأعمال، العديد من هياكل ونماذج العمل، التي يتم تكييفها أو دمجها لتناسب الاحتياجات والأهداف الفريدة لمختلف المكونات المؤسسية، كهياكل الشبكة، والارتباطات الهرمية، حيث يعتمد اختيار الهيكل الإداري أو التنظيمي على عوامل مثل الحجم والصناعة والثقافة والأهداف الاستراتيجية.

 

تبني الحوكمة المؤسسية الفعالة

يتم تبني وتطبيق "الحوكمة المؤسسية" بعد تحقيق مستويات متقدمة من النضج الإداري، لتكون هذه المستويات شاهدة على عوامل تساهم في تهيئة قدراتها الإدارية نحو تعزيز بيئة الأعمال لديها مزدهرة.

لتحقيق الحوكمة على المؤسسات تبني هياكل إدارية فعالة متسلسلة، ومتناغمة فيما بينها، مع عدم إغفال دور كل من الابتكار والتميز المؤسسي، الذي يعتمد عليهما فلسفة تبني وتنفيذ الهياكل الإدارية، ومن الناحية الأخرى، خصائص الحوكمة نفسها، والمتمثلة في.

• تسلسلات هرمية واضحة لأنشطة عمليات مبسطة.
• تحديد الأدوار والمسؤوليات المتعلقة بالمساءلة.
• تعزيز قنوات الاتصال بشفافية تامة وتعزيز الثقافة التعاونية.
• تحسين الهياكل الإدارية لنمو الأعمال.
• غرس الابتكار في العمليات الإدارية.
• توسيع الأعمال بمرونة مع المحافظة على الكفاءة.

فلسفة تبني وتطبيق الهياكل الإدارية في دبي الذكية

طالما عمدت معظم المؤسسات والشركات المعاصرة بإمارة دبي، إلى تحقيق التميز المؤسسي، والمكانة المرموقة والشهرة العالمية، من خلال الاهتمام بالمفاهيم والمصطلحات الجديدة المتعلقة بتطوير الهياكل الإدارية الفعالة وتبعاتها في الإدارة الرشيدة.

لهذا نجد أن فهم المعمارية الهيكلية المبنية على الخدمات الموجهة، التي تبنتها حكومة دبي، واتخذتها سراً من أسرار نموها وتطورها، يأتي في مقدمة اهتماماتها المؤسسية، واستغلالها وتطبيقها أو الاستعانة بها في إدارة الممكنات المادية المتاحة والقدرات الملموسة لدى مؤسساتها وشركاتها الخاصة.

سواء كانت تلك الممكنات؛ قدرات إدارية، أو فكرية، أو تنظيمية، أو سلوكية تتميز بها الموارد البشرية العاملة لديها، أو نتيجة لمهارات مكتسبة وتدريبية عملت عليها بمقتضى خبراتها وكفاءتها وتجاربها العديدة الممتدة.  

فإن فلسفة تبني وتطبيق الهياكل الإدارية في دبي الذكية تحتل الآن حيزاً إعلامياً مشهوداً، بات الجميع يتحدث عنها وينشرها، واحياناً يقوم بإعادة صياغتها وتداول خصائصها الفنية، للاستفادة منها في مجال التوحيد القياسي وصياغة المعايير القياسية، فيما يعرف الآن بأفضل الممارسات العامة أو نماذج المنهجيات القياسية التي يتم اعدادها في صورة هياكل وأنماط للعمل.

فقد برعت إمارة دبي الذكية في فلسفتها الإدارية، من خلال اتخاذها أنشطة عملياتها وإجراءاتها قاعدة ترتكز عليها، مروراً بمراحل مناولتها وتوصيلها للعملاء،  ويرجع ذلك على الأسباب التالية.

• أول مرحلة من مراحل فهم وتطبيق متطلباتها، هي الهياكل الإدارية والتنظيمية.
• الاهتمام بالأدوار والمسؤوليات ومعايير قياس وتقييم النتائج النهائية للخدمات والأعمال.
• صياغة مؤشرات خطط الأداء الفردية، لسلوك وكفاءات الموارد البشرية.
• صياغة مؤشرات خطط الأداء الرئيسية، وفق متطلبات بطاقة الأداء المتوازن وبطاقة النتائج المتوازنة .
• الإدراك التام بأحدث نظريات إدارة الجودة الشاملة Total Quality Management  وإدارة حقيبة المشاريع Projects Portfolio Management PPM 
• وغيرها من هياكل وأنماط العمل والنظم الإدارية، وبرامج التطبيقات الملائمة لها.

وذلك اعتماداً على كيفية تطبيقها وتنفيذها والاستفادة منها في تحقيق أهداف كل من أهداف الخطط الاستراتيجية وأهداف الخطط التشغيلية المتعلقة بمختلف مراحل دورة حياة قطاعاتها الحيوية، سبيلاً إلى تحقيق الرؤية لمؤسساتها الحكومية وهيئاتها وشركاتها العامة، في إطار توجهات الدولة تجاه تحسين مؤشرات التنافسية العالمية.

الريادة في التميز الإداري "الممارسة العامة خدمات دبي الذكية"

نجد بأن دبي بما لديها من تجارب ناجحة وملموسة، تستحق أن تكون معياراً للرجوع إليها، خاصة أن تبني وتطبيق أحدث النظم والهياكل الإدارية بات هو الضمان الوحيد الذي يحقق لقطاع أعمالنا ومؤسساتنا المحلية وخاصة الخدمية منها تحقيق الحد الأعلى من مستويات الجودة في منتجاتها والكفاءة في أداء خدماتها.

 أي حصول المستخدمين والعملاء على منتج سليم وصحيح مطابق لأفضل مواصفات الجودة مع تعزيز حقوق المستهلكين ورضاهم أثناء أداء العمليات والأنشطة الخاصة بتلك الخدمات بصورة عامة أو في صورة خدمات ما بعد البيع، أو عند إنجاز وإنهاء الأعمال الإدارية بصورة متطابقة ومتكاملة مع المعايير العالمية.

وهو نفس الهدف الرئيس الذي دعانا إلى تسليط الضوء على بعض تلك المفاهيم والمصطلحات المستخدمة في مجال إدارة وحدات العمل، أو المؤسسات المعنية في إنتاج وتقديم خدمة من الخدمات الإدارية وفق أفضل الممارسات العامة والدعوة إلى صياغة: "الممارسة العامة خدمات دبي الذكية " واعتمادها كمنصة لإدارة ممارسات الخدمات الموجهة في مؤسساتنا العامة والخاصة.

وفي الختام، فإن فلسفة تبني وتنفيذ الهياكل الإدارية ليست مجرد مفهوم نظري؛ بل ضرورة عملية للمؤسسات والشركات التي تهدف إلى تحقيق النجاح المستدام. وذلك من خلال تبني مفاهيم الهياكل الإدارية والحوكمة المؤسسية الفعالة، وتحسين القدرة على التكيف، وغرس الابتكار، وضمان قابلية التوسع، حيث تستطيع مؤسساتنا الحكومية وشركاتنا العامة إنشاء أطر إدارية تدفعها نحو الأداء الأمثل والنمو الدائم، وفق الممارسات التي تبنتها خدمات حكومة دبي الذكية.

  المستشار الهندسي/ خالد موسى إدريس

+971507363958

Kmidris59@gmail.com