الإدارة الرشيقة Lean Management

الإدارة الرشيقة Lean Management

يعتبر مفهوم الإدارة الرشيقة (Lean Management) منظومة إدارية حديثة لأداة من أدوات تحقيق الجودة الشاملة في قيمة السلع والمنتجات والخدمات.

لماذا مفهوم الإدارة الرشيقة

وضعتها شركة تويوتا اليابانية (Toyota production System-TPS)، للإدارة المبنية على مفهوم التصنيع الخالي من الهدر أو نظام تقليل الفائض (الفاقد) عن الحاجة (Elimination of Waste system)، وذلك بتحديد وإزالة جميع أنشطة العمليات التي تحد من تحقيق القيمة الفعلية في السلعة أو الخدمة الإدارية المقدمة، أو العمليات والإراءات التي تحول دون تقديم القيمة المضافة على المنتجات أو الخدمات. 

 بالإضافة إلى إزالة التكاليف والمنصرفات غير الضرورية أو أنشطة العمليات والإجراءات غير ذات أهمية في العملية الإنتاجية؛ من خلال معالجة مصادر التأخير والهدر أثناء تنفيذ أنشطة العمليات والإجراءات التي تقوم بها المؤسسة من إنتاج للسلعة والمنتجات المادية والخدمات الإدارية، أثناء العمل على معالجتها وفق عوامل ومتطلبات التحسين المستمر، سبيلاً إلى تحقيق عامل القيمة في السلعة أو الخدمة.

على أن تكون القيمة المضافة المحققة في حدود حاجة العميل المستهدف أو كيفما توقعها ورغبها دون تحميله تكاليف إضافية أو تعريضه لمخاطر غير متوقعة من جراء استخدام السلعة أو التفاعل مع الخدمة المقدمة.

 أي في الوقت الذي يرضي العميل وبالكيفية التي يرتضيه لنفسه أو يتوقعه المستفيد النهائي من المنتج أو الخدمة المقدمة. وتحقق بها المؤسسة الرضا والاستحسان مقابل إنتاج ومعالجة تلك السلعة أو الخدمة الإدارية وتقديمها أو توفيرها لعملائها والسوق.

ماهية الإدارة الرشيقة (Lean Management) 

لهذا تتميز الإدارة الرشيقة (Lean Management) عن غيرها من أدوات الجودة في  أنها تُحقق الأهداف  الثلاثة التالية:-

1. التركيز دائماً علي قيمة العملاء (Focus is always on customer value)
2. مبني على البيانات الموجهة (Data driven approach)
3. تسهيل عمليات التحسين المستمر (Facilitates continuous improvement).

مع ملاحظة أن هذه الأهداف، تختلف عما سنذكرها  من أهداف تجاه مفهوم أو نظام التطوير الرشيق آجايل سْكْرَمْ Agile Scrum Method  ، كما تعتمد هذه الأداة، أو هذه الوسيلة من وسائل تحسين الجودة وتعزيز القيمة المضافة في المنتجات والخدمات الإدارية، على فكرة عمليات وإجراءات ومراحل إنتاجية كانت راسخة منذ عقود عديدة، ومازالت حتى الآن، حتى أصبحت تٌستخدم كمبادئ توجيهية أو ممارسات ناجحة بشكل عام ومعتمدة عالمياً.

لإدارة العمليات الإنتاجية بالقطاع الصناعي، أثناء وبعد عمليات التقييم والدراسة التي تمت على هذه الإجراءات أو التعليمات التي تحكمها ولا تضيف أي قيمة تذكر على السلعة والمنتجات والخدمات، والاحتفاظ بالأنشطة والإجراءات المباشرة والمفيدة فقط، أو تلك التي تنتج عنها أو تقدم قيمة حقيقية ملموسة على السلع والمنتجات والخدمات.

 خاصة أنها كانت تستخدم بشكل حصري في مجال تصنيع السلع وإدارة خطوط إنتاج المنتجات الصناعية بكميات كبيرة، وأثبتت كفاءتها اعتماداً على مبدأ التخلص من العمليات والإجراءات التي تشكل القيام بأنشتطها وتعليماتها هزيلة أو ضعيفة مقارنة بمخرجاتها، أي باعتبارها أنشطة لمراحل تنفيذية غير ذات فائدة ملموسة من حيث معايير القياس الكمية أو النوعية النهائية، وقيمة العوائد المالية والأرباح التي تعود على المؤسسة الإنتاجية أو الصناعية.

لوحظ حديثاً، أن الخبراء الإداريين والمطورين للنظم الإدارية عامة، قد أقروا بأهمية وفكرة تطبيق الإدارة الرشيقة Lean Management في إدارة العمليات الإنتاجية بالقطاعين الصناعي والإنتاجي. لأسباب عديدة منها :

• سهولة تطبيقها وكفاءتها كأداة من أدوات الجودة الشاملة.
• إنشاء ومعالجة عوامل التدفق في حراك إدراءات العمل.
• التخفيف من الاحمال الزائدة.
• بالإضافة إلى فوائدها العديدة في مجالات إنتاجية أخرى غير قطاع الانتاج الصناعي، كمجال إنتاج وتقديم ومناولة الخدمات التقنية، 

الإدارة الرشيقة في مجال تقنية المعلومات (Lean IT).

حيث يتم الاستعانة بالإدارة الرشيقة ضمن مفاهيم وتطبيقات أخرى عديدة في مجال تطوير وتحسين إدارة أنشطة العمليات والإجراءات التي تعتمدها وحدات عمل التقانة المعلوماتية، وقد أطلقوا عليها اسم الإدارة الرشيقة في مجال تقنية المعلومات (Lean IT). لتعتبر بذلك امتداداً لمبادئ التصنيع الخالي من الهدر في مجال الإدارة الرشيقة (Lean Management).

لهذا باتت (Lean IT) أداة من أشهر الأدوات المستخدمة في نظم التطبيقات الإدارية المساعدة في مجال التقانة المعلوماتية وفي غيرها من مجالات وقطاعات العمل والأعمال التجارية. 

والتي جاءت في الأصل من مفاهيم تولدت في الماضي وسادت حتى عصرنا الحالي نتيجة للفكرة الأساسية التي تبنتها ممارسات ومفاهيم التصنيع اللين (Lean Manufacturing) أو ممارسات الإنتاج الرشيق التي كانت مستخدمة في المجال الصناعي. 

تعتبر إدارة الإنتاج الرشيق (Lean IT) في مجال تقنية المعلومات ممارسة من الممارسات التي تتطلب تطبيقها إجراءات مستمرة أو طويلة الأمد، حتى تحقق نمواً ملموساً في أعمال المؤسسة مع عدد آخر من عمليات التحسين المستمر في الأعمال التجارية. أو تطويراً مادياً ملموساً في قيمة المنتجات والخدمات التي تنتجها المؤسسة، حتى يمكن تقييم كل من أنشطة العمليات والإجراءات التي تتم عادة أثناء المراحل التشغيلية أو التنفيذية؛ بأدوات المعايرة المستخدمة في قياس مؤشرات الأداء المختلفة؛ كل ذلك بعد الاستفادة من الفكرة التي تتبناها إدارة الانتاج الرشيق وتطبيقها في عمليات إنتاج ومعالجة وتقديم خدمات التقانة المعلوماتية، وهي القدرة على إزالة الهدر والشوائب والنفايات من على خطوط إنتاج المنتجات التقنية والخدمات الإدارية نفسها، والتي تعرضها أو تقدمها بالشراكة مع عملائها؛ لهذا يتطلب تبني وتطبيق مبدأ (Lean IT) بمؤسسات التقانة المعلوماتية، زمناً قد يطول مداه، قبل أن تصبح في ذاتها أداة لمبادئ جوهرية وممارسة عامة تستمد قوتها من ثقافة مؤسسية وقيم راسخة في مواردها البشرية .

الإدارة الرشيقة لدورة حياة السلعة/الخدمة

تضم قائمة العمليات التي تتطلب مفهوم التصنيع الخالي من الهدر أو معالجة الخسائر المترتبة عليها. أو إدارتها من أجل إزالة مصادر التكلفة والمنصرفات غير الضرورية (مودا Muda) الناتجة عادة أثناء تنفيذ الأعمال بالمؤسسة؛ مراعاة كفاءة وجودة أنشطة العمليات والإجراءات في المراحل الآتية وهي دورة حياة الإدارة الرشيقة.

1. الحركة.
2. النقل.
3. المخزون.
4. التشغيل زائد.
5. الانتظار.
6. عيوب الإنتاج.
7. الإنتاج الزائد.

الفوائد الإدارة الرشيقة 

1. تقليل الإنتاج الزائد عن الحاجة من السلع والخدمات (نوعياً وكمياً) (Over Production)

        : تخفيض زمن إنتاج السلعة أثناء دورة حياة الخدمة

2.  حصر الزيادة أو الفائض من السلع والمنتجات والخدمات وتخزينها لفترة طويلة في صورة مخلفات محجوزة داخل المستودعات (كمياً) (Excess Inventory).

        : إدارة المساحة المتوفرة وتخفيض تكاليف التخزين،

3. إزالة الأنشطة والعمليات غير الضرورية (كمياً) (Unnecessary Activities & Processes).

        : تحقيق القيمة للمنتجات وتعزيز جودة وكفاءة تنفيذ أنشطة العمليات المعتمدة

4. تقليل حالات الانتقال والمناولة غير الضرورية (كمياً) (Transportation)

           : إزالة مصادر التكلفة والمنصرفات غير الضرورية أثناء مناولة السلعة أو الخدمة

5. تقليل أوقات الانتظار أو مسببات الإعاقة (كمياً ونوعياً) (Waiting)

        : يتولد عنه مباشرة رضى واستحسان العميل.

6. إزالة الأعطال والقصور (كمياً ونوعياً) (Defects)

        : تحسين جودة وكفاءة السلعة أو الخدمة

7. تحديد الأنشطة الناتجة عن الحركة غير الضرورية (كمياً ونوعياً) (Unnecessary Motion)

       : زيادة الإنتاجية وتقليل التكاليف الإدارية الثانوية.

إجراءات وعمليات (Lean IT)

على أن تشمل إدارة الإنتاج الرشيق في مجال خدمات تقنية المعلومات (Lean For IT)، قائمة من الإجراءات والعمليات التي تدور حول.

• التقليل من حالات الهدر في عناصر التهيئة (Configuration Items-CI) من الأجهزة والأدوات التقنية والأحبار وموارد الأتمتة الثانوية.

• استبعاد أنشطة العمليات والإجراءات غير المهمة في دورة حياة الخدمة أو أثناء مراحل تقديمها وتوصيلها أو مناولتها مع العملاء وشركاء التعهيد.

• معالجة أو إعادة صياغة خطط العمل والدراسات الاستقصائية بشكل استباقي لتحديد الأنشطة والعمليات والإجراءات غير ذات أهمية والتي تتسبب عنها عادة، عيوب وقصور وتأخير في دورة حياة إنتاج السلعة أو الخدمة الإدارية.

• إدارة اسباب الهدر بصورة عامة أثناء مراحل المعالجة أو عند تقديم الخدمات ومناولتها مع العملاء وشركاء التعهيد والموردين للخامات الأولية.

• التقليل من الوقت اللازم للإنتاج أو المعالجة والتقديم، أو تقليل فترة الانتظار قبل عمليات الإنتاج وأثناء معالجة وتقديم أو توصيل السلعة /الخدمة للمستفيد النهائي.

• مراجعة اللوائح والقوانين التي تحكم إجراءات العمل، أو مسارات وإجراءات أنشطة العمليات والأعمال بين مختلف وحدات العمل الداخلية من واقع القوانين الداخلية والبيئة الخارجية.

• إدارة عمليات النقل والمناولة والصيانة والإجراءات وإزالة الأنشطة غير الضرورية وفق متطلبات الإدارة الرشيدة (الحوكمة المؤسسية) التي تنتهجها المؤسسة.

• ومع ذلك عدم التقيد بمنهجيات العمل المقيدة بالإجراءات التقليدية أو المتسلسلة. والاعتماد على أفضل وأحدث الممارسات العامة التي تعتمدها ضمنياً المؤسسة لتطبيق مبدأ الإدارة الرشيقة في الممارسات الداخلية وتقسيم العمل على عدد من فرق العمل، والمراجعة الآنية لمراحل تطور العمل.

• الاستعانة بمعيارية أو معمارية الخدمات الموجهة (Services Oriented Architecture- SOA) عوضاً عن المعمارية الموجهة للعمليات (Processes Oriented Architecture- POA). أو مفاهيم المنهجيات ونماذجها التقليدية.

• الموازنة بين المتطلبات والاحتياجات الفعلية للخدمات التقنية من حيث زيادة عدد الطلبات من الخدمات والموارد من ناحية، والقدرة الفعلية على معالجتها وتوفيرها للعملاء من الناحية الأخرى، كما سنرى ذلك ماثلاً بوضوح، أثناء تطبيق مفاهيم الإصدارة الرابعة من (ITIL® 4) التي اعتمدتها ضمن هيكلية بناءها.

• وأخيراً تبني وتطبيق منظومة إدارية مناسبة وحديثة في أتمتة وإدارة أقسام الدعم الفني ودعم التطبيقات، واستدامة تدريب القائمين بمسؤوليات هذه الأقسام بشكل مباشر.

تقبلوا فائق تحياتي

مهندس: خالد موسى إدريس شـريف

Electronics Eng. Khalid Moussa Idrees Sharief

B.Sc. Degree in Electronics Engineering

ITIL ® 3&4 - PCT, TOT, -  BA - IC3 Certified

Phone: 00971507363958