إعادة هندسة الأعمال أم التحول الرقمي BPR or DX

 إعادة هندسة الأعمال أم التحول الرقمي

Business Process Re-engineering (BPR)

Or Digital Transformation (DX)

مقدمة عن إعادة هندسة الأعمال  

إعادة هندسة الأعمال، هي العملية التي تقوم على إعادة تصميم الأعمال Business (العمليات التجارية، الاقتصادية، الصناعية، الزراعية، الصحية...) الحالية لتحسين الأداء وزيادة الكفاءة بالمؤسسات والشركات، وتهدف هذه الأعمال إلى تحسين الجودة والتكلفة وتحقيق السرعة على مواكبة العصر، مع تعزيز مؤشرات الأداء الرئيسية وسائر المؤشرات التفاعلية أثناء تنفيذ أنشطة العمليات والإجراءات التي تقوم عليها الأعمال..

 

كما تُعتبر إعادة هندسة الأعمال وتصحيحها من المهام الوظيفية الحيوية والاستراتيجية في المؤسسات والشركات، التي تسعى وتجاهد للبقاء على قمة مؤشرات التنافسية المحلية والغقليمية والعالمية. وذلك من خلال تحسين أدائها وتلبية جميع متطلبات عملائها وأصحاب المصلحة المعنيين بها.

لهذا يجب أن تكون عملية إعادة هندسة الأعمال مبنية على رؤية استراتيجية واضحة المعالم، تشمل التحليل والتحسين المستمر مع التركيز على تحسين تجربة العملاء وتمكين الموظفين على تعزيز الإيرادات وتحقيق النجاح المستدام للمؤسسة/الشركة، سأذكر في هذا المقال، الحقائق العشرة التي تدور حول مفهوم إعادة هندسة الأعمال وأهميتها في المؤسسات العامة والشركات الخاصة، مع ذكر بعض أهم العمليات والأمثلة حول كيفية إعادة هندسة العمليات التجارية (BPR) ، سبيلاً إلى توضيح الفروق بعرض العلاقة بين إعادة هندسة الأعمال والتحول الرقمي.

 

أولاً: إعادة هندسة الأعمال هي عملية من عمليات الإدارة الاستراتيجية. تتضمن إعادة تصميم العمليات التجارية للحصول على تحسين كبير في الأداء العملي وزيادة الأرباح؛ ويتضمن ذلك إعادة التفكير في الأهداف وتطوير تدفق الممارسات العملية بطريقة مبتكرة تهدف إلى تحقيق التحسين المستمر والمستدام، بالعمل على التغيير الجذري لكيفية تنفيذ أنشطة العمليات التشغيلية والإجراءات (المنتجات والخدمات والحلول) التي تقدمها المؤسسة.  

 

ثانياً: تحظى إعادة هندسة الأعمال بأهمية كبيرة في علاقتها بالبيئة التجارية الحالية التي تتطلب التكيف والابتكار المستمر للبقاء في حالة المنافسة الأخلاقية مع المنافسين، حيث أن المنافسة تُمكن المؤسسات والشركات؛ على التخلص من العمليات التجارية القديمة أو التقليدية والبدء في اعتماد أفضل الممارسات الحديثة وفق متطلبات الإدارة الرشيقة Lean Management ونظم التطوير الرشيق آجايل Agile Method ، .... وما أُستحدث من تقنيات المستقبل.

 

ثالثاً: يتضمن عملية إعادة هندسة الأعمال تحليلًا شاملاً للعمليات الحالية وتحديد النقاط الضعيفة والفجوات في الأداء، سبيلاً إلى فهم الرؤية الكلية للأعمال مقارنة بأهداف النتائج النهائية التي يتم على ضوئها تصميم إجراءات جديدة مبتكرة تعتمد على الابتكار وتقنيات التحسين المتاحة في عالم الأعمال.

 

رابعاً: تتطلب عملية إعادة هندسة الأعمال تعاوناً وثيقاً بين مختلف أقسام وإدارات المؤسسة، حيث يجب أن يكون القياديون والموظفون على استعداد تام لقبول التغيير وتحسين التواصل والتعاون فيما بينهم لتحقيق أهداف إدارة الموارد البشرية.

 

خامسا: تشمل إعادة هندسة الأعمال أيضاً التركيز على تبني التكنولوجيا والأنظمة المتطورة التي تسهم في تحسين الكفاءة وتسريع العمليات، لأن تبني وتطبيق أنظمة التقنيات يمكن أن يسهم في تحقيق النتائج الإيجابية المستهدفة، كالذكاء الاصطناعي وأنظمة تحليل البيانات الضخمة.

 

سادساً: يجب أن تتميز عملية إعادة هندسة الأعمال بالمرونة والقدرة على التكيف مع المتغيرات والتحديات الجديدة التي قد تطرأ على الأعمال نتيجة لتوجهات ومحركات استشراف المستقبل. كما يمكن أن تتطلب إدارة العمليات التشغيلية، بعض التحسينات المستمرة والتعديلات الجوهرية على الأنشطة والإجراءات ولوائح تنفيذ التعليمات للحفاظ على تحقيق النجاح المستمر.

 

سابعاً: توفر إعادة هندسة الأعمال الفرصة لإزالة التكرار والتعقيد في بعض أنشطة العمليات. حيث يمكن أن يؤدي ذلك إلى تبسيط الأنشطة وتقليل الأخطاء والتأخير وتحسين تجربة العملاء.

 

ثامناً: على الرغم من أن إعادة هندسة الأعمال يمكن أن تكون فعالة في تحسين مؤشرات الأداء، إلا أنها قد تواجه مقاومة من بعض الموظفين الذين قد يشعرون بالقلق تجاه التغيير. لذلك، يجب على القيادة أن تتعامل مع هذه المشاكل بحساسية وتوفر التدريب والدعم اللازم للموظفين.

 

تاسعاً: تتطلب إعادة هندسة الأعمال رؤية استراتيجية واضحة وقوية من قبل القيادة. يجب أن تكون الخطة جيدة التخطيط والتنفيذ لضمان تحقيق النتائج المرجوة وتحقيق التحسين المستمر.

 

عاشراً: تُعد إعادة هندسة الأعمال عملية حيوية لتتحسين الأداء وتعزيز القدرة التنافسية للمؤسسات. تساهم إعادة هندسة الأعمال في تحويل العمليات القديمة والمتجهة نحو الاستقرار إلى أنظمة تجارية مستدامة ومبتكرة تستجيب لاحتياجات السوق وتتماشى مع التطورات التكنولوجية على زيادة الإيرادات.

أهم عمليات؛ إعادة هندسة الأعمال  

ومن النقاط العملية المهمة التي يجب مراعاتها عند تنفيذ إعادة هندسة الأعمال بالمؤسسات العامة والشركات الخاصة: -

1.          تحليل وقياس الأداء: يجب أن تبدأ عملية إعادة هندسة الأعمال بتحليل دقيق للعمليات الحالية وقياس أدائها. هذا الاستعراض يساعد على تحديد المشكلات والفجوات وتحديد المناطق التي تحتاج إلى تحسين.

2.          توحيد الرؤية: يجب أن تكون الرؤية المستقبلية واضحة ومفهومة للجميع. يجب أن يتم توحيد الأهداف والتوجه نحو تحسين الأداء وتحقيق النجاح المستدام.

3.          التركيز على العملاء: يجب أن يكون العميل في صميم عملية إعادة هندسة الأعمال. بناءً على تحليل احتياجات العملاء وتحسين تجربتهم لزيادة الرضا والولاء.

4.          تطوير مهارات الموظفين: يجب توفير التدريب والتعليم للموظفين لتحسين قدراتهم ومهاراتهم اللازمة للعمل في العملية المحسنة.

5.          التحسين المستمر: إعادة هندسة الأعمال ليست عملية مرة واحدة، بل تتطلب التحسين المستمر والمتواصل للبقاء على أتم الاستعداد لمواجهة التغيرات والتحديات الجديدة.

6.          قياس النتائج: يجب تقييم النتائج المحققة بعد تنفيذ إعادة هندسة الأعمال ومقارنتها بالأهداف المرجوة. يساعد ذلك على تحديد النجاحات والتعديلات اللازمة لتحسين الأداء أكثر فعالية.

7.       إشراك الفرق العاملة: يجب أن يكون لدى الموظفين دور فعال في عملية إعادة هندسة الأعمال. يمكن أن تتضمن ذلك استشارتهم واقتراح أفكار وتطلعاتهم لتحسين العمليات.

أمثلة حول إعادة هندسة العمليات التجارية (BPR)

تتضمن إعادة هندسة العمليات التجارية (BPR) تغييرات جذرية في عمليات الأعمال الحالية الفاعلة أو التي تتم بالمؤسسات والشركات، وذلك بهدف تحقيق تحسينات كبيرة في الكفاءة والإنتاجية والأداء العام. لهذا من المهم ملاحظة أن مبادرات إعادة هندسة الأعمال الناجحة تتطلب تخطيطاً دقيقاً بمشاركة أصحاب المصلحة المعنيين، وجهود غير عادية لإدارة عمليات التغيير، حتى تضمن المؤسسة التبني السلس والتطبيق الجيد على العمليات المعاد هندستها داخل المؤسسة أو الشركة، فيما يلي خمسة أمثلة على مبادرات إعادة هندسة الأعمال: -

 

1)   تحسين سلسلة التوريد  Supply Chain Optimization

 يتم الاستعانة بإجراءات إعادة هندسة الأعمال لتبسيط عمليات إدارة سلاسل التوريد الخاصة بالمنتجات. لتحقيق هدف تقليل المهل الزمنية وتقليل تكاليف المخزون وتحسين الاستجابة الشاملة لسلسلة التوريد: ويشمل إدارة سلسلة التوريد: -

  

• إعادة تقييم علاقات المؤسسة بالموردين
• اعتماد أنظمة جديدة لإدارة المخزون
• تطبيق تقنيات متقدمة للتنبؤ بحالة الطلبات والأوامر المستلمة.
• تحسين خدمات الإمداد وشبكات التوزيع (الخدمات اللوجستية).

 

2)   تصميم عمليات الطلب والدفوعات النقدية

  Redesigned order and cash payments processes

قد تستعين المؤسسة/الشركة بإعادة هندسة عمليات الطلب والدفوعات النقدية، عندا تكتشف خللاً في أنشطة عملياتها وإجراءاتها والتي تتضمن كل شيء بدءاً من إدخال الأمر وحتى التحصيل النقدي، من خلال تنفيذ أنظمة معالجة الطلبات الآلية، وتحسين إجراءات الفوترة وإصدار الفواتير، وتوثيق ودمج بوابات الدفع، وذلك إذا رغبت المؤسسة/الشركة تقليل الوقت الذي تستغرقه معالجة الطلبات واستلام المدفوعات بشكل كبير، من أجل أن يؤدي إعادة هندسة هذه العمليات إلى تحسين التدفق النقدي وإرضاء العملاء.

3)   تحسينات خدمة العملاء  Customer Service Enhancements

قد يؤدي تحليل سير عمل خدمة العملاء، إلى وجود أخطاء وقصور في خدمة العملاء، حيث يتسبب عن هذا القصور اختناقاً وارتباكاً في العمليات الرئيسية للمؤسسة أو الشركة. مما تضطر المؤسسة/الشركة إلى تحسين هذه الخدمة، على أمل أن يؤدي إعادة هندسة هذه العملية إلى تحقيق أعلى مستويات الرضا لدى العملاء. من خلال: -

👈   تنفيذ خيارات الخدمة الذاتية وتطبيق روبوتات المحادثة الذكية. للتعامل مع الاستفسارات الروتينية.

👈  إعادة تحديد أدوار ومسؤوليات القائمين بخدمة العملاء. للتركيز على القضايا المعقدة والتفاعلات الشخصية.

4)   هندسة عمليات إدارة الموارد البشرية  HRD Process Reengineering

إذا رغبت مؤسسة/شركة، لإعادة تقييم عمليات الموارد البشرية لديها، أو التحسين في استيعاب الموهوبين والتحاقهم بها، يمكنها أن تقوم بإعادة هندسة العمليات والإجراءات التي تجعل من أقسام وإدارات الموارد البشرية، أكثر كفاءة وفعالية في إدارة الموارد البشرية. من خلال: -

• تعزيز عمليات إعادة التأهيل وتحسين إدارة الأداء.
• الاعتماد على منصات التوظيف الرقمية
• إجراء الإعداد الافتراضي لأنظمة تطبيقات تتبع المتقدمين للعمل applicant tracking system-ATS.
• تنفيذ أساليب تقييم الأداء القائمة على تحليل البيانات ومؤشرات الأداء الفردية والتنظيمية.

5)   تحسين العمليات المالية والمحاسبية

 Finance and Accounting Process Improvement

بالمثل يمكن تطبيق ممارسات إعادة هيكلة الأعمال على العمليات المالية والمحاسبية، بناءً على توصيات دراسة الجدوى الاقتصادية، أو مراجعة سياسات التسعير المتبعة، مثل الحسابات الدائنة والمدينين، وإعداد الميزانية، وصياغة التقارير المالية. بأتمتة معالجة الفواتير واعتماد طرق الدفع الرقمية والتحليلات المالية في الوقت الفعلي، بالإضافة إلى تعزيز الرؤية المالية وعكسها على الأعمال المستهدفة، مع تقليل نسبة الأخطاء وتمكين اتخاذ القرارات بشكل أسرع. 

التحول الرقمي DXDigital Transformation-

التحول الرقمي (DX) تستهدفه المؤسسات والشركات في إطار تطوير هياكل العمل الإدارية بها بعد الاستعانة بالأنظمة والتقنيات الحديثة المتاحة لديها؛ أي يتم تبني وتطبيق مفهوم التحول الرقمي بهياكل الأعمال المؤسسية، عند الحاجة لاستراتيجيات تطوير الأعمال التجارية، أي من خلال تنفيذ تغييرات جوهرية في نماج الأعمال التي تستعين بها عادة في خططها الاستراتيجية والتشغيلية.

لهذا فإن التحول الرقمي، عبارة عن منظومة متكاملة من الممارسات الإدارية، يتم صياغتها ضمن خطط استراتيجية طويلة المدى، لتتخذها إدارات وحدات العمل المؤسسية وبعض قطاعات العمل، التي تتمتع بوجود هيكلية تنظيمية وهيكلية للمهام الوظيفية، كغالب المؤسسات/الشركات؛ إلى تعزيز نظرتها تجاه المرتكزات الخمسة الرئيسية التالية للتحول الرقمي؛ 

تمكين مفهوم ثقافة الابتكار INNOVATION وتطبيقها بالتعاون مع مختلف وحدات العمل والكيانات الإدارية التابعة لها، بناءً على قدرة المؤسسة/الشركة على تحليل البيانات المتاحة DATA، ومدى استعدادها لتحقيق وتوليد القيمة VALUE المستدامة، على أن يراعى أثناء ذلك كله، مدى الاستفادة من خبرات ومتطلبات العملاء CUSTOMERS، تجاه تحديات البقاء على التنافس COMPETITION.

إذن فإن المرتكزات الخمسة للتحول الرقمي تمثل في مجموعها مجالات للتحسين والتطوير، ولها عمليات وإجراءات لمعالجة مؤشرات أدائها، وتعزيز جودة مخرجاتها، وتحسين كفاءة الخدمات الإدارية المتعلقة بها؛ ومن ثم إبراز هذه المؤشرات ضمن معايير النتائج النهائية، مما سيحقق عوامل التميز المؤسسي والريادة في الأعمال المؤسسية (التميز في أداء المنتجات وتقديم الخدمات وعرض وتقديم الحلول والاستشارات).

وفي سبيل تحقيق تلك النتائج تعمل المؤسسة/الشركة استناداً على تغيير وتطوير الكفايات (الكفاءة) التشغيلية والهيكلية التنظيمية والوظيفية، واستغلال أحدث النظم والتقنيات المعاصرة لريادة المؤسسة على تقديم أفضل حلول الخدمات والتطبيقات الذكية؛ عبر مواقع الإنترنت (والهواتف الذكية). للاستحواذ على أعلى مستويات الرضا والاستحسان والسمعة الطيبة لدى العملاء والمساهمة الفاعلة في دورها تجاه مؤشرات التنافسية العالمية. 

المجالات/المرتكزات الخمسة للتحول الرقمي

•  العملاء CUSTOMERS
• التنافس COMPETITION
• البيانات DATA
• القيمة Value
• الابتكار Innovation

من المعروف أن المؤسسات والشركات تعمل من أجل تحقيق النجاح. من خلال تعزيز دورها الاستراتيجي ومسؤولياتها التي ترتضيها لنفسها ولتحقيق أهدافها الاستراتيجية، من ريادةً وتميزاً وشهرة أمام عملائها وتجاه المنافسين لها، لهذا يجب عليها العمل على تحسين وتطوير ومعالجة العديد من القيود التقليدية التي كانت تحكم عملها فيما سبق، أو التي قيدت أعمالها بسبب نشأتها قبل انتشار خدمات الإنترنت والتقنيات الرقمية الحديثة. أو كانت تمثل فيما سبق قيوداً وقصوراً متعلقة باستراتيجيات تطوير الأعمال أو تعمل على تغيير نماذج الأعمال التي كانت تتبناها وتطبقها في إدارة عملياتها.

خاصة تطوير تلك العمليات، التي كانت تساهم في التأثير على تحسين مؤشرات أدائها، واثناء تنفيذ أنشطة عملياتها وإجراءاتها وتعليماتها اليومية، أو أثناء انهماكها في تحقيق أعلى معايير النتائج النهائية في أعمالها بشكل محدود، مما أدى بالإضافة إلى أسباب أخرها عديدة، إلى تبني مفهوم التحول الرقمي كمنظومة عمل متطورة، لتعمل منظومة التحول الرقمي؛ على معالجة مشاكل الاضطراب الرقمي، وتحديات التحديث الرقمي أولاً، الذين يشكلان معاً أسباب قصور بعض المؤسسات والشركات في مرحلة ما من مراحل عمرهما.

لهذا نجد أن منظومة التحول الرقمي قد استحوذت على بعض الافتراضات الأساسية والضرورية لتحسين بيئة الأعمال بالمؤسسات والشركات، ومنها قدرتها على تحقيق أعلى مستويات النضج الإداري مع المحافظة على أحدث معالم التحديث الرقمي ومدى مواكبتها على معالجة تحديات الاضطراب الرقمي. وكانت تلك الافتراضات ملائمة لإمكانياتها المالية المتاحة. ولبيئة الأعمال والقوانين واللوائح التي تحكم نفس قطاعات العمل والاستثمار بصورة عامة.

فإذا ما توفرت تلك الافتراضات والمعطيات الاستراتيجية، يجب أن تنتقل المؤسسات والشركات من العصر التناظري التقليدي، إلى العصر الرقمي.المعاصر 

 

ورغم ذلك، وكما ذكرنا قبل قليل، نجد أن للتحول الرقمي خمس مُرتكزات ليست التكنولوجيا في حد ذاتها إحدى هذه المُرتكزات، وإن كانت تمثل النظم التكنولوجية أو التقنيات الرقمية مجرد آليات وأدوات لمنصة الانطلاق الأساسية التي ترتكز عليها عالم ومنظومة التحول الرقمي. وقد أفردت لها مؤلفاً كاملاً يقع في حوالي 350 صفحة من الحجم A4 

العلاقة بين إعادة هندسة الأعمال والتحول الرقمي

 أوجه الشبه والاختلاف بين إعادة هندسة العمليات التجارية BPR والتحول الرقمي DX.

 

تقبلوا عاطر التحايا والتقدير

مهندس: خالد موسى إدريس شـريف

Electronics Eng. Khalid Moussa Idrees Sharief